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Conditions générales d'utilisation

Bienvenue sur l’Espace Entreprise Welcare

 

Préambule

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après désignées « Conditions Générales d'Utilisation ») régissent l'utilisation de l’Espace Entreprise Welcare accessible à partir de l’adresse : https://espace-sante-international.welcare.com/fr/entreprise

Le site peut être consulté en français ou en anglais.

Définitions

« Espace Entreprise » : désigne le présent site accessible à partir de l’adresse: https://espace-sante-international.humanis.com/fr. Il est dénommé « Espace Entreprise » ou le « Site »

« Propriétaires du Site » : désigne les personnes morales ayant la propriété du Site et désignées dans les mentions légales du Site.

« Entreprise » : personne morale, souscripteur d’un contrat collectif auprès des structures  listées ci-après :

  • Humanis Prévoyance, Institution de prévoyance régie par le Livre IX du Code de la Sécurité sociale, immatriculée au répertoire SIREN sous le n°775 691 181. Son siège social est situé au 21 rue Lafitte – 75009 Paris.
  • Humanis Assurances, société anonyme au capital de 23.565.660 € entièrement libéré, Entreprise régie par le Code des Assurances et immatriculée au Registres du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 447 883 661. Son siège social est situé 21, rue Lafitte, 75009 Paris.

« Mandataire » : assure la gestion des contrats pour le compte de ses clients.

« Utilisateur » : désigne toute Entreprise ou tout Mandataire qui créé un compte au sein de l’Espace Entreprise et qui consulte et effectue des opérations sur cet Espace Entreprise.

« Centre relations clients » : désigne le service prenant en charge le traitement des différentes demandes des Utilisateurs concernant le fonctionnement de l’Espace Entreprise.

Acceptation des Conditions Générales d’Utilisation

L’accès au Site par les Utilisateurs est subordonné à l’acceptation des présentes Conditions Générales d’Utilisation.

L’acceptation de ces Conditions Générales d’Utilisation, soumises au droit français, s’effectue en ligne, lors de la première connexion à l’Espace Entreprise.

Les Propriétaires du Site se réservent le droit de modifier ou d'actualiser les présentes Conditions Générales d’Utilisation à tout moment.

Toute modification des Conditions Générales d’Utilisation nécessite l’acceptation expresse de l’Utilisateur.

Les présentes conditions générales sont applicables à tout Utilisateur du site. En aucun cas, elles ne peuvent se substituer aux conditions générales et particulières du contrat collectif de l’Entreprise.

Les Conditions Générales d’Utilisation en vigueur sont consultables à tout moment sur chaque page du Site en cliquant sur «Conditions Générales d’Utilisation » et peuvent être imprimées.

Objet du site et utilisateurs

Cet Espace Entreprise est destiné aux Entreprises ainsi qu’aux Mandataires, tels que ces termes sont définis dans l’article Définitions des présentes Conditions Générales d’Utilisation.

L’objet de l’Espace Entreprise est de permettre aux Utilisateurs de consulter et de modifier des informations relatives à leurs contrats et d’effectuer des opérations en ligne concernant ce dernier. Tout Mandataire peut consulter et effectuer des opérations relatives aux contrats pour lesquels il détient un mandat de gestion.

Les contrats des Entreprise ayant des salariés, expatriés ou futurs expatriés, avec ou sans mandataire, souscrits auprès d’Humanis Prévoyance ou d’Humanis Assurances sont gérés par le service de gestion Welcare de la Société Humanis Assurances.

Deux profils d’Utilisateurs sont disponibles sur l’Espace Entreprise :

  • le profil Entreprise destiné au correspondant des Entreprises ;
  • le profil Mandataire, destiné au correspondant des mandataires de Humanis Prévoyance ou de Humanis Assurances. Ce profil est accessible dans l’onglet « Entreprise ».

Fonctionnalités de l’Espace Entreprise pour un Utilisateur Entreprise ou Mandataire :

Via son Espace Entreprise, l’Entreprise accède aux fonctionnalités suivantes :

  • Choisir la langue de consultation du Site : anglais ou français
  • Se déconnecter de l’Espace Entreprise
  • Changer de mot de passe
  • Consulter l’aide à l’utilisation du Site
  • Rubrique « Interlocuteur » :
    • Consulter et mettre à jour les informations relatives à l’Entreprise (raison sociale, adresse de correspondance, numéro SIRET, e-mail, numéro de  téléphone) ;
    • Changer de garantie ;
  • Rubrique « Gestion des salariés » :
    • Consulter la liste des salariés (nom, prénom, numéro du contrat collectif auquel le salarié est affilié, pays d’expatriation)
    • Télécharger l’attestation de chaque salarié affilié à un contrat collectif
    • Affilier un salarié à un contrat collectif
  • Rubrique « Contrats » : Consulter la liste de ses contrats et options, ainsi que leur date d’effet et de fin ;
  • Rubrique « Cotisations » :
    • consulter le détail de ses cotisations (contrat, numéro de quittance, échéance, montant restant à payer, chaque appel de cotisations)
    • Exporter en pdf l’ensemble des appels de cotisations visualisables ou un des appels de cotisations
  • Rubrique « Demandes » 
    • « Effectuer une demande » : Compléter des formulaires pour effectuer des demandes relatives :
      • Aux contrats et services :
        • Changer de garantie ;
        • Affilier un salarié ;
      • Aux informations :
        • Mise à jour des informations relatives à l’Entreprise ;
        • Mise à jour des informations personnelles d’un salarié ;
        • Mise à jour des modalités de paiement
      • A l’activité professionnelle :
        • Mise à jour du salaire de référence
        • Mise à jour du pays d’expatriation ;
        • Autres demandes.
    • « Suivi des demandes » : Consulter l’état d’avancement de la demande ainsi que son statut (en cours, validée, rejetée, en attente de retour)
  • Rubrique « Téléchargement » : permet de télécharger des documents et notamment :
      • Des guides pratiques relatifs à l’expatriation et à la protection sociale ;
      • Des documents relatifs au règlement des cotisations ;
      • des questionnaires médicaux Pack Expat'CFE ;
      • des feuilles de soins
      • Des demandes d'entente préalable
  • Rubrique « Service d’urgence » :
    • Fournit le numéro de téléphone à contacter selon la zone d’expatriation en cas de demande d’assistance ou d’avance de frais d’hospitalisation ;
    • Fournit le numéro de téléphone du centre de gestion ;
  • Rubrique « Informations de sécurité  » : permet d’accéder au site Webcorp créé par AXA qui fournir les alertes sécurités dans le monde destinés aux voyageurs et expatriés.
  • Rubrique « Contact » : fournit les coordonnées des équipes commerciales

L’Entreprise peut également accéder à une Foire Aux Questions, aux présentes Conditions Générales d’Utilisation du Site ainsi qu’à ses mentions légales.

Le mandataire a accès aux mêmes fonctionnalités de l’Espace Entreprise que l’Entreprise.

Cout d’accès et d'utilisation de l’Espace Entreprise

L’Espace Entreprise est accessible gratuitement 24h/24 et 7 jours /7 sauf cas de force majeure, pannes informatiques ou techniques, problèmes liés aux réseaux de télécommunications ou en cas de maintenance.

L’Utilisation conserve à sa charge les coûts de télécommunication de son opérateur de connexion internet lors de l’accès et de l’utilisation de l’Espace Entreprise.

Les coûts des appels téléphoniques à l’initiative de l’Utilisateur, au Centre Relations Clients, afférents à l’accès ou l’utilisation de l’Espace Entreprise sont également à sa charge.

Compte utilisateur: Identifiant et code confidentiel

L'accès à l’Espace Entreprise nécessite la création d'un compte Utilisateur.

Pour accéder à son Espace Entreprise, le numéro d’adhérent de l'Utilisateur et le mot de passe (ci-après désignés ensemble « identifiants de connexion ») qui lui est associé doivent être renseignés par l’Utilisateur sur la page d’accueil de l’Espace Entreprise.

Ces éléments d'identification s'obtiennent via une procédure d'inscription préalable effectuée directement en ligne par le futur Utilisateur.

Pour créer son compte Utilisateur:

  • Entreprise : après avoir cliqué sur le bouton « créer mon compte » dans l’onglet « Entreprise », l’Entreprise sélectionne la catégorie « Entreprise » avant de compléter sa raison sociale, son numéro SIRET, son adresse e-mail et son numéro d’adhérent. En sélectionnant « Continuer », l’Entreprise doit renseigner le nom, le prénom et la date de naissance de la personne physique qui créé le compte afin de pouvoir « envoyer sa demande de création de compte ».
  • Mandataire : après avoir cliqué sur le bouton « créer mon compte » dans l’onglet « Entreprise », le Mandataire sélectionne la catégorie « Mandataire » avant de compléter son numéro d’adhérent et son adresse e-mail. En sélectionnant « Continuer », le Mandataire doit renseigner son nom, son prénom et sa date de naissance afin de pouvoir « envoyer sa demande de création de compte »

L'Utilisateur est tenu d’indiquer une adresse e-mail valide, en état de fonctionnement et personnelle, pendant la procédure de création de compte.

Après validation des informations communiquées, l'Utilisateur accepte de recevoir dans deux courriers électroniques distincts son mot de passe et, pour rappel, son numéro d’adhérent.

Lors de sa première connexion à l’Espace Entreprise, l'Utilisateur doit impérativement personnaliser son mot de passe et confirmer son adresse e-mail valide.

Le numéro d’adhérent et le mot de passe de l’Utilisateur sont strictement personnels et confidentiels. L'utilisateur est entièrement responsable de la conservation et de l'utilisation de ses identifiants de connexion et, le cas échéant, des conséquences de leur divulgation ou de leur utilisation.

L'utilisateur s'engage à les conserver secret et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit. L'utilisation des identifiants de connexion à travers Internet se fait aux risques et périls de l'Utilisateur. Il appartient à l'utilisateur de prendre toutes les dispositions nécessaires permettant de protéger ses propres données contre toute atteinte.

La responsabilité des Propriétaires du Site ne peut être engagée quant aux conséquences qui résulteraient d’un usage frauduleux ou abusif des identifiants de connexion de l’Utilisateur.

Dès la création de son compte, l’Utilisateur a l’entière responsabilité des actions qui seront réalisées par le service Welcare suite à une demande émise à partir de son Espace Entreprise.

Restitution et modification des identifiants de connexion, suspension ou suppression de compte à l'initiative de l'utilisateur

a) En cas de perte ou d'oubli du numéro d’adhérent et du mot de passe de l’Utilisateur:

À tout moment, l'Utilisateur peut effectuer une demande de restitution de son numéro d’adhérent et une demande d'attribution d'un nouveau mot de passe, via le lien "Mot de passe oublié", ou "J’ai oublié mon identifiant" proposés sous les champs de saisie des identifiants de connexion en page d'accueil de l’Espace Entreprise.

Selon le cas, le numéro d’adhérent ou le mot de passe provisoire seront adressés sur l’adresse mail renseigné par l’Utilisateur dans son Espace Entreprise.

En aucun cas le mot de passe oublié ne pourra être restitué à l'Utilisateur, en raison du protocole de cryptage mis en œuvre.

Le mot de passe provisoire reçu par l’Utilisateur devra être personnalisé lors de sa première connexion à l’Espace Entreprise.  

 b) Si l'utilisateur pense que son mot de passe est connu d'un tiers :

À tout moment, l'Utilisateur connecté à l’Espace Entreprise peut modifier son mot de passe en se rendant à la rubrique " Changer de mot de passe ".

L'Utilisateur qui ne peut plus se connecter à son Espace Entreprise, peut également demander la modification de son mot de passe par la procédure en ligne "mot de passe oublié" proposée en page d'accueil, par une demande au Centre relations clients soit en appelant le numéro suivant +33 (0)2 54 45 56 77 soit par email : gestion@welcare.fr

c) Si l'utilisateur souhaite suspendre ou supprimer son accès à l'Espace Entreprise :

À tout moment, l'Utilisateur peut demander la suspension ou suppression de son compte utilisateur soit :

  •  en appelant le numéro suivant : +33 (0)2 54 45 56 77
  •  en contactant le Centre relations clients par e-mail: gestion@welcare.fr

Modifications de compte utilisateur à l'initiative des Propriétaires du Site

Les Propriétaires du Site se réservent également le droit de désactiver ou de supprimer un compte utilisateur sans délai ni formalité, en cas d’utilisation non-conforme de l’Espace Entreprise aux présentes Conditions Générales d’Utilisation, tentative de connexion non autorisée, par utilisation frauduleuse du système ou par usurpation de codes d'accès signalée par l'utilisateur, cessation de toutes relations contractuelles ou décès connu de l'utilisateur.

L’Utilisateur a encore la possibilité d’accéder à son Espace Entreprise et à ses fonctionnalités durant le délai de deux ans à compter de la date à partir de laquelle l’Entreprise ne détient plus de contrat la liant à Humanis Prévoyance ou Humanis Assurances ou que le mandataire  n’est plus désigné par Humanis Prévoyance ou Humanis Assurance ou que le contrat dont il est mandataire est résilié.

Difficultés de connexion à l’Espace Entreprise

Si l’Utilisateur rencontre des difficultés de connexion à l’Espace Entreprise, le Centre relations clients  est à sa disposition du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h00, heure de pParis:

  • par téléphone, en composant le + 33 (0)2 54 45 56 77
  • par courrier électronique, en adressant un email à gestion@welcare.fr.

Réclamations

L’Utilisateur peut adresser ses réclamations liées à l’accès et à l’utilisation de l’Espace Client ou de ses fonctionnalités au Centre relations clients  qui est joignable du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h00, heure de paris:

  • par téléphone, en composant le + 33 (0)2 54 45 56 77
  • par courrier électronique, en adressant un email à gestion@welcare.fr .

Informations contenues dans l’Espace Entreprise

Les fonctionnalités disponibles dans l’Espace Entreprise permettent la consultation des données nominatives et contractuelles.

Dans certains cas, elles peuvent ne pas être rendues disponibles lorsqu’il s’agit de données relatives à un contrat collectif ou individuel et qu’elles doivent en préserver la confidentialité.

Les informations affichées dans l’Espace Entreprise sont celles qui seront prises en compte pour les différents actes de gestion et la responsabilité de Humanis Assurances et d’Humanis Prévoyance ne saurait être engagée si aucune demande préalable de modification n’a été formulée par l’Entreprise ou le Mandataire.

Sécurité des données stockées

Afin que les Utilisateurs réalisent, en toute sécurité, l’ensemble de leurs opérations, l’Espace Entreprise est entièrement sécurisé par le protocole SSL avec cryptage 128 bits qui assure la confidentialité et l'intégrité des données échangées et ceci dès la saisie du numéro d’adhérent et du mot de passe de l’Utilisateur.

Chaque Utilisateur a un rôle actif à jouer pour assurer la sécurité complète des informations échangées.

Pour cela, les recommandations à suivre par l’Utilisateur sont les suivantes:

  • Protéger son ordinateur avec un logiciel antivirus et un pare-feu pour se prémunir des personnes malveillantes,
  • S’assurer que la connexion Internet avec l’Espace Entreprise est sécurisée. Pour cela, il convient de vérifier que l'adresse du site inscrite en haut de votre navigateur commence par «https» et que l’icône représentant un cadenas apparait dans votre navigateur,
  • Utiliser le bouton de déconnexion pour quitter l’Espace Entreprise,
  • Sécuriser au maximum son mot de passe:
    • Créer un mot de passe facilement mémorisable et différent de ceux déjà utilisés sur d’autres sites Internet,
    • Retenir votre mot de passe sans l’écrire, ni le communiquer à un tiers ;
    • Changer régulièrement de mot de passe ;
    • Ne pas enregistrer son numéro d’adhérent et son mot de passe sur votre ordinateur, même si cette fonctionnalité est proposée par l’ordinateur ;
    • Vérifier la date et l'heure de dernière connexion lorsque l’utilisateur accède à l’Espace Entreprise ;

Les navigateurs utilisés pour accéder à l’Espace Entreprise sont mis au point par des éditeurs de logiciels qui ne dépendent pas des Propriétaires du Site. Ainsi, la responsabilité des Propriétaires du Site ne saurait être recherchée pour tout dommage direct ou indirect résultant du téléchargement et de l'utilisation de ces navigateurs.

Amélioration et maintenance des fonctionnalités à l'initiative des Propriétaires du Site

L'amélioration, la création ou la suppression d’une fonctionnalité de l’Espace Entreprise ne fera pas systématiquement l'objet d'une information particulière, l'Utilisateur étant en mesure, à chaque connexion, de constater par lui-même le détail des fonctionnalités proposées.

En cas de problème technique, ou pendant les opérations de maintenance, les Propriétaires du Site peuvent être amenés à fermer tout ou partie des fonctionnalités de l’Espace Entreprise. Un message sur la page de connexion de l’Espace Entreprise informera l'Utilisateur qui tente de se connecter.

Recueil et utilisation des données personnelles à des fins de traitement

Le bon fonctionnement de l’Espace Client et des fonctionnalités proposées nécessite de déclarer des données personnelles exactes et à jour. Les données personnelles servent à:

  •  confirmer toutes les opérations de gestion sur le compte de l'Utilisateur (changement d'e-mail, de mot de passe…)
  •  réaliser des actes de gestion par les services de gestion.

 

Conformément à la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, l'Utilisateur peut demander à avoir accès, à rectifier ou à supprimer ses données personnelles renseignées dans l'Espace Client :

  •  soit en envoyant un courrier à l'adresse suivante Groupe Humanis - Satisfaction clients - 303 rue Gabriel Debacq - 45777 Saran Cedex.
  •  soit en contactant la cellule CNIL du Groupe Humanis : contact-cnil@humanis.com

 

L'Utilisateur dispose également d'un droit d'opposition, pour des motifs légitimes, au traitement de ses données personnelles. Il peut à tout moment et sans frais s’opposer à ce que ses données personnelles soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

 

Toute demande doit être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité en cours de validité.

Responsabilité

Les Propriétaires du Site s'efforcent de mettre en œuvre les moyens raisonnables à leur disposition pour assurer un accès de qualité à l’Espace Entreprise et aux fonctionnalités proposées par le site, mais ne sont tenus à aucune obligation d'y parvenir.

Bien que les Propriétaires du Site s'efforcent raisonnablement de mettre à jour les informations précises publiées sur le site, ils ne sauraient être tenus pour responsable de toute erreur ou omission.

L'Utilisateur est seul maître de la bonne utilisation des informations mises à sa disposition sur le Site.

L'Utilisateur admet connaître les limitations et contraintes propres au réseau Internet et, à ce titre, reconnaît notamment l'impossibilité d'une garantie totale de la sécurisation des échanges de données. Les Propriétaires du Site ne pourront pas être tenus responsable des préjudices découlant de la transmission de toute information, y compris celle de son identifiant et de son mot de passe.

En conséquence, il reconnaît être le seul et unique responsable à l'égard des Propriétaires du Site de tous les actes effectués à partir de son Espace Entreprise.

Les Propriétaires du Site ne sauraient être tenus pour responsable en cas de non–respect des procédures d'utilisation des fonctionnalités de l’Espace Entreprise notamment en cas d'informations inexactes communiquées par l'Utilisateur.

Les Propriétaires du Site ne pourront en aucun cas, dans la limite du droit applicable, être tenus responsable des dommages et/ou préjudices, directs ou indirects, matériels ou immatériels, ou de quelque nature que ce soit, résultant d'une indisponibilité de l’Espace Entreprise, d’une des fonctionnalités du site ou de toute utilisation du site, y compris de l'inaccessibilité, des pertes de données, détériorations, destructions ou virus qui pourraient affecter l'équipement informatique de l'Utilisateur, et/ou de la présence de virus sur son site.. Le terme « utilisation » doit être entendu au sens large, c'est-à-dire tout usage du site quel qu'il soit, licite ou non.

L'utilisateur s'engage, d'une manière générale, à respecter l'ensemble de la réglementation en vigueur en France.

En cas de nécessité d'interrompre l'accès aux fonctionnalités de l’Espace Entreprise, les Propriétaires du Site s'engagent à mettre en œuvre les actions nécessaires au rétablissement des fonctionnalités dans les meilleurs délais, mais ne pourront être tenus pour responsables de cette interruption et de la non réception des informations par l'Utilisateur, quelle qu'en soit la cause : opération de maintenance en cours, incident sur le réseau Internet, ou autre.

Les fonctionnalités peuvent être interrompues momentanément sans que cela remette en cause le principe de l’inscription et de l’utilisation de l’Espace Entreprise, ni le contrat conclu avec une ou plusieurs structures du groupe Humanis et sans que l'interruption n'ouvre droit à aucune obligation ni indemnisation envers l’Utilisateur. En cas d'interruption de l'un ou de l'ensemble de ses fonctionnalités, l'utilisateur peut contacter le Centre relations clients.

De même, les Propriétaires du Site ne pourront être tenus pour responsable d'une éventuelle impossibilité d'accès aux fonctionnalités de l’Espace Entreprise du fait de la configuration particulière du poste informatique de l'Utilisateur ou de son accès au réseau Internet.

Mentions légales

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation complètent les mentions légales accessibles par un lien hypertexte présent sur l’ensemble des pages du site l’Espace Entreprise (y compris la page de création du compte).